Efficiënt je e-mailinbox beheren met filters en labels

Een e-mailinbox kan soms voelen als een rommelige zolder. Overal liggen dingen die je moet opruimen, maar waar te beginnen? Gelukkig zijn er manieren om dit te organiseren zonder dat het uren van je tijd kost. En ja, we gaan het hebben over filters en labels.

Filters en labels instellen

Filters zijn eigenlijk een zegen voor je mailbox. Stel je voor, elke keer dat je een nieuwsbrief ontvangt, wordt deze automatisch in een bepaalde map geplaatst. Niet meer zoeken of per ongeluk belangrijke mails missen. Het instellen van filters kan in het begin wat tijd kosten, maar zodra ze eenmaal goed ingesteld zijn, werkt het als een droom.

Labels zijn ook superhandig. Je kunt ze zien als kleurcoderingen voor je e-mails. Werkgerelateerde e-mails kunnen bijvoorbeeld een rood label krijgen, terwijl persoonlijke berichten blauw zijn. Op deze manier kun je in één oogopslag zien wat belangrijk is en wat misschien even kan wachten.

Archiveren voor een opgeruimde inbox

Heb je ooit gehoord van ‘Inbox Zero’? Het is het idee dat je inbox leeg moet zijn aan het einde van de dag. Een ambitieus doel, zeker, maar archiveren kan hierbij helpen. In plaats van e-mails gewoon te laten hangen, archiveer ze zodra je ze hebt afgehandeld. Ze blijven bewaard, maar niet langer in je zicht.

Met archiveren blijft je inbox overzichtelijk en kun je beter focussen op nieuwe binnenkomende berichten. Bovendien, mocht je ooit terug moeten naar een oude e-mail, dan kun je deze eenvoudig terugvinden via de zoekfunctie.

Veiligheid eerst: bescherm je gegevens

We leven in een tijd waarin digitale beveiliging steeds belangrijker wordt. Hackers liggen op de loer en voordat je het weet, zijn jouw gegevens op straat beland. Maar geen paniek, er zijn manieren om jezelf te beschermen.

Gebruik sterke wachtwoorden. Dit klinkt als een open deur, maar nog steeds gebruiken mensen wachtwoorden als ‘123456’ of ‘wachtwoord’. Door combinaties van cijfers, letters en symbolen te gebruiken, maak je het hackers een stuk moeilijker.

Tweestapsverificatie is ook een goede optie. Dit betekent dat naast je wachtwoord ook een tweede vorm van identificatie nodig is, zoals een code die naar je telefoon wordt gestuurd. Ja, het kost iets meer tijd, maar het verhoogt wel de veiligheid aanzienlijk.

Handige tips voor e-mails schrijven

Een goede e-mail schrijven is soms lastiger dan het lijkt. Hoe zorg je ervoor dat jouw bericht duidelijk en to the point is? En hoe vermijd je misverstanden?

Begin met een duidelijke onderwerpregel. Dit is vaak de eerste indruk die iemand krijgt van jouw e-mail. Maak duidelijk waar het over gaat zonder teveel woorden te gebruiken. Denk aan iets als ‘Vergadering verplaatst naar 15:00 uur’ in plaats van ‘Belangrijke mededeling over de vergadering van morgen’.

Houd de inhoud kort maar krachtig. Niemand zit te wachten op lange verhalen in hun inbox. Kom snel tot de kern en wees duidelijk over wat je wilt zeggen of vragen. En vergeet niet om beleefd te blijven; een vriendelijke toon maakt altijd een beter indruk.

Het maximale uit je e-maildienst halen met add-ons

E-maildiensten bieden vaak meer functies dan we denken, vooral met add-ons. Deze kleine hulpmiddelen kunnen jouw werk niet alleen makkelijker maken, maar ook efficiënter.

Denk bijvoorbeeld aan tools die automatisch agenda-items maken van e-mails die afspraken bevatten. Of add-ons die jouw spelling controleren en suggesties geven voor betere zinnen. Deze kleine extraatjes kunnen echt een groot verschil maken in hoe snel en effectief je werkt.

Bovendien zijn er add-ons die jou helpen herinneren aan onbeantwoorde e-mails of die jouw mailbox opschonen door oude en onbelangrijke berichten te verwijderen. Zo haal je niet alleen het meeste uit jouw e-maildienst, maar bespaar je ook tijd en stress.